Як вести облік ФОП у 2026 — програми, податки, звітність

Вести облік ФОП у 2026 році можна самостійно за допомогою безкоштовних онлайн-сервісів — без бухгалтера та спеціальних знань. Головне — вчасно сплачувати ЄСВ і єдиний податок, подавати декларації та зберігати первинні документи.

Багато ФОП бояться обліку, бо вважають його складним. Насправді для спрощеної системи оподаткування (1–3 групи) облік мінімальний. У цій статті — все, що потрібно знати: що вести, коли платити, які програми використовувати та коли краще найняти бухгалтера.

Що зобов'язаний вести ФОП

Вимоги до обліку залежать від групи єдиного податку, але базові обов'язки однакові для всіх.

Книга обліку доходів. Обов'язкова для всіх ФОП на спрощеній системі. З 2021 року книгу можна вести в електронному вигляді через кабінет платника на сайті ДПС або через спеціалізовані сервіси.

Первинні документи. Рахунки, акти виконаних робіт, банківські виписки — документи, що підтверджують ваші доходи та витрати. Зберігайте їх мінімум 3 роки (для перевірок).

Декларації. Подаються щоквартально (для 3 групи) або щорічно (для 1 та 2 груп) через електронний кабінет платника.

Звіти з ЄСВ. Подаються щорічно до 9 лютого за попередній рік.

Для ФОП 1–2 групи: облік мінімальний — фактично лише записувати суми доходу в книгу. Для ФОП 3 групи: потрібно фіксувати кожну операцію, бо податок розраховується як відсоток від доходу.

Книга обліку доходів

Книга обліку — це журнал, куди ви записуєте кожне надходження коштів. Формат простий.

Що записувати: дату отримання доходу, суму доходу, форму розрахунку (готівка або безготівково). Для 3 групи також: вид діяльності (код КВЕД) та реквізити документа (номер акту або рахунку).

Як вести: через електронний кабінет платника на tax.gov.ua (безкоштовно), через спеціалізовані сервіси (Дія, Checkbox, Vchasno), в Excel або Google Sheets (але при перевірці потрібно буде надати в електронному або паперовому вигляді).

Важливо: записи вносяться в день отримання доходу або наступного робочого дня. Не відкладайте на кінець місяця — забудете деталі.

Податки та ЄСВ — суми і строки 2026

Ось конкретні цифри та дати, які потрібно знати кожному ФОП.

Єдиний соціальний внесок (ЄСВ): обов'язковий для всіх ФОП. Мінімальний розмір у 2026 році: 22% від мінімальної зарплати. Сплачується щоквартально: до 19 квітня (за 1 квартал), до 19 липня (за 2 квартал), до 19 жовтня (за 3 квартал), до 19 січня наступного року (за 4 квартал).

Єдиний податок (1 група): фіксована сума щомісяця — до 10% від прожиткового мінімуму. Сплата — щомісяця до 20 числа.

Єдиний податок (2 група): фіксована сума щомісяця — до 20% від мінімальної зарплати. Сплата — щомісяця до 20 числа.

Єдиний податок (3 група): 5% від фактичного доходу (без ПДВ). Сплата — протягом 10 днів після граничного строку подання декларації.

Пеня за прострочення: 10% від суми боргу за перші 30 днів, 20% — за наступні 30 днів. Не допускайте прострочень — ставте нагадування в календарі.

Квартальна та річна звітність

Строки подання декларацій — критично важливі. Пропуск навіть на один день — штраф.

ФОП 1 та 2 груп: річна декларація — до 1 березня за попередній рік. Звіт з ЄСВ — до 9 лютого.

ФОП 3 групи: квартальна декларація — протягом 40 днів після закінчення кварталу. За 1 квартал — до 10 травня. За 2 квартал (наростаючим підсумком за півріччя) — до 9 серпня. За 3 квартал (за 9 місяців) — до 9 листопада. За 4 квартал (річна) — до 9 лютого наступного року. Звіт з ЄСВ — до 9 лютого.

Подавати можна: через електронний кабінет платника на tax.gov.ua (безкоштовно, потрібен КЕП), через бухгалтерські сервіси (Vchasno, Дія.Бізнес), через бухгалтера.

Топ-5 програм для обліку ФОП

Ось найкращі інструменти, які спрощують життя ФОП у 2026 році.

Дія.Бізнес — безкоштовний державний сервіс. Дозволяє вести книгу обліку, формувати та подавати декларації, сплачувати податки. Інтегрований з ДПС. Ідеальний для ФОП 1–2 груп.

Checkbox — популярний український сервіс для касових операцій та обліку. Якщо ви зобов'язані використовувати РРО (реєстратор розрахункових операцій) — Checkbox найзручніший варіант. Є безкоштовний тариф для ФОП.

Vchasno — сервіс електронного документообігу. Дозволяє обмінюватися електронними актами, рахунками та накладними з контрагентами. Зручний для ФОП, які працюють з юрособами.

BAS (раніше 1С) — повноцінна бухгалтерська програма для тих, хто має найманих працівників або складний облік. Платна, але потужна. Зазвичай використовується разом з бухгалтером.

ФОП-помічник (Telegram-боти) — є кілька ботів, які нагадують про строки сплати податків, розраховують суми ЄСВ та допомагають з базовим обліком. Безкоштовно та зручно.

Коли потрібен бухгалтер

Не кожному ФОП потрібен бухгалтер. Ось як зрозуміти, чи потрібен він вам.

Бухгалтер НЕ потрібен, якщо: ви на 1 або 2 групі без найманих працівників, у вас мало операцій (до 10–20 на місяць), ви готові витратити 2–3 години на місяць на облік, ви використовуєте Дію або інший автоматизований сервіс.

Бухгалтер ПОТРІБЕН, якщо: у вас є наймані працівники (нарахування зарплати, ПДФО, ЄСВ), ви на 3 групі з великим обсягом операцій, ви працюєте з ПДВ, ви отримуєте дохід з різних джерел (фріланс + оренда + продажі), вам просто не хочеться розбиратися в цьому самостійно.

Вартість бухгалтерських послуг: від 500 до 2000 грн/місяць для ФОП 1–3 групи без працівників. Від 2000 до 5000 грн/місяць для ФОП з працівниками.